Zivildienstkarte, Zeugnisse und Datenlöschung
Zivildienstkarte (Zivildienstabzeichen, Zivildienstausweis)
Jeder Zivildienstleistende erhält eine personalisierte Zivildienstkarte - auch Zivildienstabzeichen oder umgangssprachlich Zivildienstausweis genannt. Die Zivildienstkarte muss nicht beantragt werden. Sie wird einige Tage vor dem Dienstantritt von der Zivildienstserviceagentur direkt an die Einrichtung gesendet. Bei einer kurzfristigen Zuweisung wenige Tage vor dem Dienstantritt wird die Karte nachträglich produziert und später nachgesendet.
Die Zivildienstkarte ist während des Dienstes gut sichtbar im Bereich des Oberkörpers zu tragen und soll die Stellung des Zivildienstleistenden gegenüber der Allgemeinheit hervorheben.
Wenn eine Dienstkleidung getragen wird, kann auch ein Stoffabzeichen verwendet werden. Dieses ist dann zusätzlich zum Dienstabzeichen am linken oder rechten Oberarm zu tragen. Nur wenn das Tragen des Zivildienstabzeichens auf Grund der zu verrichtenden Tätigkeiten nicht möglich oder hinderlich ist, kann allein das Stoffabzeichen getragen werden. Das Stoffabzeichen darf auch mit Hilfe einer Armbinde, auf der das Abzeichen angebracht wird, getragen werden.
Wenn Sie Stoffabzeichen zum Aufnähen wünschen, oder wenn Sie das Zivildienstabzeichen in elektronischer Form für den Aufdruck auf die Dienstkleidung (etwa auf T-Shirts) benötigen, kontaktieren Sie bitte die Zivildienstserviceagentur unter info@zivildienst.gv.at.
Nach der vollständigen Ableistung des Zivildienstes geht die Zivildienstkarte in das Eigentum des Zivildienstpflichtigen über.
Wenn ein Zivildienstleistender zu einer anderen Einrichtung versetzt wird, bekommt er keine neue Zivildienstkarte, sondern behält seine bisherige Karte.
Bei einer vorzeitigen Entlassung oder Unterbrechung des Zivildienstes muss er die Zivildienstkarte jedoch unverzüglich an die Zivildienstserviceagentur retournieren.
Bei Verlust der Zivildienstkarte wird der Zivildienstleistende ersucht, eine Verlustanzeige zu machen und eine Kopie dieser Verlustanzeige an die Zivildienstserviceagentur (info@zivildienst.gv.at) zu senden. Die Zivildienstserviceagentur lässt dann eine neue Karte produzieren. Diese wird wieder an die Einrichtung gesendet.
Eine missbräuchliche Verwendung oder Veräußerung der Karte ist verboten.
Kompetenzbilanz und Zivildienstbescheinigung
Kompetenzbilanz
Der Vorgesetzte (die Einrichtung) muss jedem Zivildienstleistenden, der zum ordentlichen Zivildienst zugewiesen wurde, bei Dienstende eine Kompetenzbilanz ausstellen. Und zwar unabhängig davon, ob er den Zivildienst vollständig abgeleistet hat, versetzt oder vorzeitig entlassen wurde.
Die Kompetenzbilanz enthält Angaben zum Rechtsträger und der Einrichtung sowie die genauen Bezeichnungen und das Stundenausmaß von Einschulungen, Aus- und Fortbildungen. Weiters eine Beschreibung der praktischen Verwendung des Zivildienstleistenden, die geeignet ist, eine Anrechnung im Rahmen von etwaigen späteren Ausbildungen zu ermöglichen. Wenn der Zivildienstleistende das E-Learning Modul Staat und Recht absolviert hat, ist dies in der Kompetenzbilanz ebenfalls zu vermerken. Die Ausstellung der Kompetenzbilanz ist für ordentliche Zivildienstleistende gesetzlich verpflichtend vorgegeben.
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Zivildienstbescheinigung
Die Zivildienstbescheinigung wird von der Zivildienstserviceagentur ausgestellt und an die Einrichtung gesendet. Händigen Sie dem Zivildienstleistenden die Bescheinigung bei Dienstende aus – beziehungsweise an seinem letzten Arbeitstag, wenn er danach Urlaub hat. Weisen Sie ihn bitte darauf hin, dass er die Bescheinigung unbedingt aufbewahren soll, weil er diese später zur Vorlage bei Behörden oder zukünftigen Arbeitgebern benötigen wird. Wenn notwendig, sollte er ausschließlich Kopien der Bescheinigung weitergeben.
Achtung: Falls kurz vor Dienstende ein Nichteinrechnungsverfahren im Laufen ist, teilen Sie die Zivildienstbescheinigung nicht aus! Kontaktieren Sie stattdessen die Zivildienstserviceagentur, insbesondere dann, wenn noch Rückzahlungen offen sind. Es kann sein, dass die Bescheinigung in diesem Fall aktualisiert werden muss.
Verpflichtung zur Datenlöschung
Einrichtungen und deren Rechtsträger müssen personenbezogene Daten der Zivildienstpflichtigen nach 7 Jahren löschen, sofern in Gesetzen oder Verordnungen keine abweichenden Fristen vorgesehen sind. Diese Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres in dem der Zivildienstleistende eingesetzt wurde.
Die Datenlöschung umfasst auch die Kompetenzbilanz, die mit Ablauf der Frist von der Einrichtung/dem Rechtsträger zu löschen ist.
Bei einem Widerruf der Einrichtung müssen Rechtsträger, Einrichtungen, Landeshauptleute und Bezirksverwaltungsbehörden personenbezogen Daten der Zivildienstpflichtigen 2 Jahre nach dem rechtskräftigen Abschluss eines Verfahrens über den Widerruf der Anerkennung einer Einrichtung löschen.